Tachigrafo analogico e digitale - Conservazione fogli di registrazioni e dati

​Ai sensi dell’articolo 33, comma 2 del nuovo Regolamento (UE) n. 165/2014 a partire dal 02/03/2016 le imprese di trasporto conservano i fogli di regis...

Ai sensi dell’articolo 33, comma 2 del nuovo Regolamento (UE) n. 165/2014 a partire dal 02/03/2016 le imprese di trasporto conservano i fogli di registrazione e i tabulati, ogniqualvolta siano stati predisposti tabulati per adeguarsi all'articolo 35, in ordine cronologico e in forma leggibile per un periodo di almeno un anno dalla data di utilizzazione e ne rilasciano una copia ai conducenti interessati che ne facciano richiesta. Le imprese di trasporto forniscono copie dei dati scaricati dalle carte del conducente agli autisti interessati che le richiedono, assieme agli stampati di dette copie. I fogli, i tabulati e i dati scaricati sono esibiti o consegnati a richiesta dei funzionari di controllo.
 
In particolare per i tachigrafi digitali, la registrazione dei dati relativi all’uso dell’autoveicolo ed all’attività dei conducenti avviene sia nella «memoria di massa» di tale apparecchio di controllo dove vengono memorizzati per il periodo di un anno sia sulle carte tachigrafiche dei conducenti dove vengono memorizzati per il periodo di 28 giorni.
 
Il meccanismo della registrazione di tali dati è progettato in modo tale che i nuovi dati sostituiscano quelli più vecchi. Tramite un’interfaccia di download, è possibile scaricare i medesimi dati per consentire alle autorità competenti il controllo in azienda, secondo le procedure indicate nel:

• decreto del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali del 31 marzo 2006, recante: «Modalità di conservazione e trasferimento dati dal tachigrafo digitale introdotto dal regolamento (CE) n. 2135/98»;
• Regolamento (UE) n. 581/2010 della Commissione Europea del 1° luglio 2010 sui periodi massimi per il trasferimento dei dati pertinenti dalle unità elettroniche di bordo e dalle carte del conducente;
• D.M. 31/3/2006 il quale prevede che: «Le imprese di trasporto sono tenute a custodire i dischi tachigrafici per il periodo previsto dalla vigente normativa al fine di consentire al personale ispettivo di effettuare i relativi controlli. L’operazione di trasferimento dei dati dai tachigrafi digitali e dalle carte conducente, secondo le modalità previste dall’allegato 1 B del regolamento (CE) n. 1360/2002, deve essere eseguita dalle imprese di trasporto al fine di consentire al personale ispettivo di effettuare i relativi controlli. I titolari delle imprese di trasporto sono responsabili, anche per gli automezzi che hanno preso in locazione, del trasferimento e della conservazione in sicurezza dei dati, su un supporto dati esterno che ne garantisca l’inalterabilità e la conservazione nel tempo, avendo cura di predisporre almeno un’ulteriore copia di salvataggio. I dati devono essere conservati in un luogo sicuro, accessibile solo alle persone autorizzate e devono essere resi disponibili, presso la sede dell’impresa, all’autorità di controllo. I dati trasferiti devono essere provvisti di firma elettronica, come previsto dall’allegato 1 B del regolamento (CE ) n. 1360/2002 […] Le suddette operazioni devono essere eseguite anche nei seguenti casi: 1) dal tachigrafo digitale immediatamente prima della cessione del veicolo ad altra impresa, in caso di sostituzione di apparecchio non perfettamente funzionante, ovvero su richiesta dell’autorità di controllo; 2) dalla carta conducente immediatamente prima che il conducente lasci l’impresa di trasporto, prima della scadenza della carta, ovvero su richiesta dell’autorità di controllo. L’impresa di trasporto deve conservare, per il periodo previsto dalla normativa vigente, tutte le registrazioni relative ai suddetti dati» (e, cioè, per almeno 365 giorni);
• Regolamento (UE) n. 581/2010 dell’1/07/2010 il quale stabilisce i periodi massimi entro i quali i dati pertinenti devono essere trasferiti dall’unità elettronica di bordo e dalla carta del conducente. Per "dati pertinenti" si intendono tutti i dati registrati dal tachigrafo digitale oltre ai dati dettagliati relativi alla velocità. Il periodo massimo entro cui devono essere trasferiti i dati pertinenti non deve superare:
  • a)  90 giorni per i dati trasferiti dall’unità elettronica di bordo;
    
  • b)  28 giorni per i dati trasferiti dalla carta del conducente.

 
 
Il Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale - Direzione Generale per l’Attività Ispettiva, ha precisato che non vi sono elementi ostativi riguardo a tale possibilità, per le aziende di autotrasporto di avvalersi, riguardo alla tenuta ed alla conservazione dei dati scaricati dai tachigrafi digitali e dalle carte dei conducenti, di soggetti terzi, ovviamente sempre nel pieno rispetto della riservatezza e della segretezza dei citati dati. Ciò non dovrà in alcun modo essere di ostacolo all’esibizione dei dati stessi nei riguardi del personale ispettivo nel corso delle attività di vigilanza di propria competenza. Inoltre le aziende che ricorreranno a tali forme di conservazione e gestione delle informazioni avranno cura di comunicare immediatamente e direttamente tali modalità alla Direzione provinciale del lavoro territorialmente competente.